Externalizarea serviciilor, soluţie de reducere a cheltuielilor

Micii întreprinzători se confruntă cu o mare problemă: lipsa banilor! Cauza directă? Fie sunt blocaje pe fluxul "producţie – distribuţie - vânzare – încasare”, fie contravaloarea produselor şi serviciilor vândute sunt cu mult sub necesarul de lichiditate pentru a începe un nou circuit productiv.

În linii mari, de aici rezultă şi necesitatea de a face economii, cât se poate şi cum se poate, la oricare dintre verigile care ar putea suporta o restrângere a cheltuielilor.

Una dintre soluţii ar fi super-specializarea unui singur angajat, care să preia sarcinile pe care, de obicei, le-ar executa mai mulţi oameni. Adică, să fie,de exemplu, şi contabil, şi jurist, şi şofer şi cine ştie ce altă solicitare mai apare între timp, la firmă. Iar patronul nu ar avea de plătit decât un singur salariu.

O situaţie pe care nu o recomand în nici un caz, deoarece sunt puţini oameni care să fie în stare să facă mai multe lucruri deodată, la cel mai înalt nivel de profesionalism. Mai ales că pot fi şi suprapuneri de termene de execuţie, cum ar fi – de pildă – aceeaşi zi atât pentru data limită de depunere a bilanţului, cât şi pentru un eventual proces cu vreun partener de afaceri cu care patronul se află în litigiu. Iar "contabilul-jurist” nu prea ar şti cum să se împartă.

Soluţia recomandată este aceea de a externaliza toate serviciile care se pretează la aşa ceva, în urma unor analize temeinice de cost. Rezultatul?

Contabilitatea ar putea fi ţinută foarte bine de către o firmă de specialitate, caz în care ar exista un cost net inferior faţă de situaţia în care patronul şi-ar angaja propriul contabil autorizat. Pe lângă salariul ce nu ar trebui să fie prea mic, proporţional cu răspunderea pe care o are angajatul pe un asemenea post, ar mai fi şi celelalte taxe şi impozite aferente locului de muncă respectiv.

Costuri mai mici în cazul unei firme specializate

Apelând la o firmă de specialitate – nu neapărat de top, dar relativ bună – costurile sunt mult mai mici. Pe de altă parte, în cazul unui control din partea organelor abilitate, toată răspunderea o poartă, de regulă, firma de contabilitate angajată, ceea ce conduce la o mai puţină bătaie de cap pentru patron.

Nu în ultimul rând, contractul cu o companie de contabilitate înseamnă pentru firmă şi asigurarea implicită a întregului suport informaţional de specialitate, precum şi instruirea personalului propriu cu privire la întocmirea şi la traseul corect al documentelor!

Pentru servicii juridice se poate apela, ocazional, la un cabinet de avocatură. Una este să plăteşti lună de lună un jurist propriu – cu toate cheltuielile ce decurg de aici – şi altceva este să fii consiliat şi sprijinit de o companie specializată numai atunci când este nevoie de aşa ceva.

Nu apar în fiecare zi conflicte de muncă şi nici angajaţi – actuali sau foşti – care să dea firma în judecată pentru anumite divergenţe, fără îndoială că sunt şi mai rare eventualele procese cu parteneri de afaceri nemulţumiţi, aşa că soluţia apelării la un avocat specializat doar în caz de necesitate mi se pare cea mai bună alternativă, pentru a scădea cheltuiellile firmei.

Dacă aveţi o firmă ce realizează produse care ar trebui transportate în afara localităţii, soluţia recomandată este legată de periodicitatea acestor transporturi. Dacă sunt zilnice sau de trei ori pe săptămână, să zicem, atunci – da! – aveţi nevoie de un şofer profesionist, dar şi de capacitate proprie de transport. Însă, dacă transportul de realizează o dată pe lună, nu este nevoie să aveţi propriul departament de transport, care înseamnă cheltuieli permanente, atât cu salariul şoferului, cât şi cu întreţinerea maşinii.

În acest caz, este mult mai ieftin să externalizaţi serviciul respectiv către o firmă de specialitate, plătind doar pentru numărul necesar de curse şi întocmind un contract clar, în care acea firmă să-şi asume şi răspunderea livrării întegrale a mărfii la destinaţie, la data şi ora stabilite, în condiţiile impuse de siguranţă şi calitate.

Mai pot fi externalizate serviciile de securitate şi sănătate a muncii, de pază şi protecţie, de curăţenie şi întreţinere a clădirii de birouri, dar exemplele nu se opresc aici.